6 OKR-Strategien für Ihr Business in Zeiten von Corona

In der Corona-Krise entfachen OKRs ihre volle Kraft, denn sie helfen im komplexen Umfeld die richtigen Entscheidungen fürs Unternehmen zu treffen. Schließlich gilt es aktuell, die bestehenden Ressourcen richtig zu investieren und auf die neuen Rahmenbedingungen schnell zu reagieren. Diese fünf Strategien helfen in Zeiten von Corona den OKR-Prozess anzupassen.

Der kurzzyklische Ansatz der OKR-Methode mit seinen operationalisierten Zielen reduziert die Gefahr, zu lange in die falsche Richtung zu laufen. Denn die OKR-Methode überprüft über einen Zeitraum von drei Monaten die Rahmenbedingungen: Was funktioniert? Und was klappt nicht? Was können wir besser machen? Antworten auf solche Fragen liefern Ansatzpunkte, das System (aka Unternehmen) zügig neu zu kalibrieren. Und trotz dieser hohen Agilität braucht der bewährte OKR-Regelprozess eine Anpassung. Das sind die Gründe, warum wir mit unseren Kunden das Vorgehen nochmals anpassen.

1. Fast jedes Unternehmen hat auf Home-Office umgestellt
2. Die OKR-Management-Meetings können nicht live stattfinden
3. Die Konzentration, jetzt Mitte März, neue OKR-Sets zu schreiben, ist nicht da
4. Corona verschiebt die Prioritäten in Unternehmen

OKRs sorgen in der Corona-Krise für Orientierung, Klarheit und Fokus

Unternehmen müssen weiterhin wirtschaftlich denken und handeln. Und da OKRs sich stets an der Unternehmens-Vision orientieren, sind sie unser Nordstern für die weitere, unternehmerische Ausrichtung – gerade jetzt in der Krise und ich Zeiten von VUCA. Was also tun? Einfach mal ein OKR-Quartal aussetzen, oder mit Fokus und Konzentration weitermachen. Die Antwort ist klar: volle Kraft auf OKR!

Wir befinden uns aktuell am Ende des zweiten Quartals, der typischen Review-Phase des zweiten OKR-Quartals 2020 und der anstehenden OKR-Planung für das dritte Quartal 2020. Was tun, wenn eine so massive Krise alle Regeln, Routinen, Gewohnheiten erst einmal auf den Kopf stellt und wir alle eigentlich keinen klaren Kopf haben (von dem Gefühlschaos gar nicht zu reden) und fast alle Unternehmen mehrheitlich (und weiterhin) aus dem Home-Office arbeiten?

Berücksichtigen Sie im aktuellen OKR-Prozess diese Anleitung

Eigentlich ist der zweitägige OKR-Management-Workshop stets das Highlight im OKR-Regelprozess. In dieser Session wird geschaut, was erreicht wurde und es wird geplant, wohin man will.

Doch diese persönlichen Meetings sind weiterhin schwierig und stundenlange Video-Konferenzen mit großen Gruppen sind wenig effektiv. Um das kommende Q3-OKR-Set trotzdem gut füllen zu können und alle ins Boot zu holen, haben wir den Prozess umgebaut. Und das Beste: Diese neue Herangehensweise funktioniert in der Praxis sehr gut. Daher teilen wir unsere Erkenntnisse gerne – denn jetzt zählt jeder Schritt nach vorne!

1. OKR-Zyklen können angepasst werden 

Was also tun? Wir nutzen mit unseren OKR-Kunden die Agilität der Methode voll aus und entscheiden mit unseren Kunden, ob wir den OKR-Zyklus 3 Monate oder 4-Monate-OKR-Set laufen lassen. Wir haben sogar einen Kunden, der alle zwei Monate ein neues OKR-Set schreibt. Das Verlängern auf 4 Monate reduziert zum Beispiel bei einem großen Unternehmen (1000 Mitarbeiter), den ich beim Thema OKR als Berater betreue, den Stress der Mitarbeiter massiv.

2. Remote statt persönlich

Da wir alle aktuell auch auf persönliche Meetings verzichten wollen (und müssen), haben wir den kompletten OKR-Prozess so gestaltet, dass wir digital mit unseren Kunden an den  ToDo-Listen des an sich unersetzlichen OKR-Management-Workshop arbeiten können. Das ist gerade in der Review- und Planungsphase anspruchsvoll, denn lange Digital-Konferenzen sind für alle Beteiligten mühsam und wenig effektiv. Diese Erfahrung überlanger Skype-Calls haben wir alle bereits die letzten Tagen gemacht.

3. 1:1:1-Review-und Planning-Sessions 

So lösen wir gemeinsam die Situation: wir stellen im ersten Schritte auf sogenannte 1:1:1-Session um. Bedeutet, dass zum Beispiel der Abteilungsleiter, der OKR-Master aus dem Unternehmen und wir als OKR-Sparringspartner in den knapp 60 Minuten langen Session nur zu dritt kommunizieren.

Dieses Setup folgt einer klaren Agenda und bringt auch Vorteile mit sich: wir können individueller auf das OKR-Review und das OKR-Planning für das Q2/20  eingehen. Diese 1:1:1-Review- und Planning-Session machen wir zunächst mit allen Bereichen – erst danach folgt das Company-Level. Die Geschäftsführer können digital mitverfolgen, wie sich nun die Q2-OKR-Sets füllen und somit anschließend das Q2-Company-OKR-Set formulieren (auch das läuft in der 1:1:1-Session ab).

4. Warum ein detailliertes Prework für gute OKR so entscheidend ist

Wer erst mit OKRs startet, muss vorab die Planning-Sessions gut vorbereiten. Dazu erstellen wir unseren Kunden ein detailliertes Prework (Vorbereitungs-Aufgaben), die jeder OKR-Beteiligte in Ruhe ausfüllen muss. Folgende Fragen sollten dabei unter anderem berücksichtigt werden:

➡️   Welche Prioritäten wollen Sie sich für den kommenden OKR-Zyklus vornehmen?

➡️   Was soll mit den angedachten Prioritäten genau erreicht werden?

➡️   Gibt es Prioritäten, etwa aus dem aktuellen Quartal, die noch nicht abgeschlossen sind?

➡️   Welche Prioritäten gibt es, die über den nächsten OKR-Zyklus hinausgehen?

➡️   Welche Herausforderungen haben wir gerade? Was müssen wir ändern?

Der größte Vorteil eines professionellen und einheitlichen Preworks ist die Tatsache, dass die Teilnehmer beim Formulieren der OKR im Workshop nicht spekulieren müssen (“…da muss ich mal in Ruhe darüber nachdenken…”). Diese Arbeit muss vor dem Workshop erledigt sein.

5. Das Corona-Objective

Eine weitere Neuerung, die wir aktuell mit den OKR-Kunden besprechen, ist das Einführen eines Corona-Objectives, bzw. eines Objectives, welches sich explizit dieser Ausnahmesituation widmet. 

Wir machen mit dem “Corona-O”  eine gute Erfahrung. Das OKR-Set besteht also nun insgesamt auch sechs Objectives. Auch das gibt Klarheit, Orientierung und Fokus, jetzt in der Krise die richtigen Dinge zu tun. Weiteres Plus: wir können so versuchen, die positiven Errungenschaften aus dieser herausfordernden Zeit gezielt zu implementieren (z.B. Remote-Feedback, Meeting-Rituale,…).

6. Matching der OKRs über die Bereiche remote

Damit auch alle Beteiligten die Sets besser verstehen und Zuständig- und Abhängigkeiten der OKR-Sets transparent werden, haben wir zwei weitere Spalten in die digitale OKR-Tabelle aufgenommen:

Die Spalte “Crossfunktionale OKR-Überschneidung”

Darunter verstehen wir die Beschreibung, ob ein Objective und/oder ein Key-Result die intensive Mitarbeit anderer Bereiche (oder Einzelpersonen) benötigt. Diese Spalte macht sofort sichtbar, wer gemeinsam an einem Thema arbeitet und verdeutliche somit transparent, einen erhöhten Koordinierungsbedarf des  jeweiligen O und/oder des KR.

So können dann Kapazitäten (etwa Ressourcen in Form von Budget oder Manpower) besser geplant und berücksichtigt werden. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass das Objective und/oder Key-Result in diesem Fall auch in den OKR-Sets der benötigten Bereiche (oder Einzelpersonen) verankert ist.

Die Spalte  “Benötigter OKR-Support”

Benötige ich zu meinem Objective und/oder Key-Result einen Schulterblick einer anderen Abteilung? Diese Information gehören in die Spalte “OKR-Support”. Wenn zum Beispiel ein kurzes Sparring und/oder eine Freigabe erforderlich ist, die unter einem einmaligen Arbeitskrafteinsatz von 0,5 Tagen liegt. In dieser Größenordnung muss der angeforderte Support des Bereichs (oder der Einzelperson) nicht in deren OKR-Sets referenziert werden.

Diese zusätzlichen Angaben machen es allen Beteiligten leichter zu verstehen, was mit wem zu welchen Konditionen (= Ressourcen) geplant ist. Sowohl der Unternehmens-OKR-Master, als auch wir können in dieser Phase das OKR-Planning deutlich besser koordinieren.

Fazit: OKR rocken, vor allem in unsicheren Zeiten. Mit dieser innovativen Management-Methode wird sofort klar, wie wir den Erfolg definieren und ihn messbar machen.

Mit den oben beschriebenen Änderungen im OKR-Regelprozess machen wir und unsere Kunden derzeit sehr gute Erfahrungen. In unserem New-Work-Blog gibt’s in den kommenden Wochen ein Update zu unserem OKR-Corona-Ansatz.

Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie Fragen haben – wir beraten Sie gerne! 

Stay strong and health — Markus Stenglein/ OKR-Expert bei der New Work Squad

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