Wie kann KI Menschen im OKR-Prozess unterstützen?

Objectives and Key Results (OKR) sind ein mächtiges Instrument zur Zielsetzung. Aber wie kann Künstliche Intelligenz (KI) dazu beitragen, diesen Prozess zu optimieren? Wir haben es getestet und stellen fest: KI ist eine wertvolle Ergänzung, ohne den Menschen geht es jedoch nicht.

Wer Künstliche Intelligenz (KI) im Rahmen von Objectives and Key Results (OKR) nutzt, kann die Effizienz von Organisationen und Teams im OKR-Management erheblich steigern.

Allerdings sollte diese Technologie im Unternehmen lediglich unterstützend wirken. Auch wenn KI an verschiedenen Punkten eine wesentliche Rolle übernehmen kann, müssen bestimmte Aufgaben im Prozess weiterhin zwingend in menschlichen Händen liegen. Denn: In einigen Punkten ist KI eine ideale Hilfe, bestimmte Leistungen sind jedoch nur uns Menschen möglich.

Wie und an welcher Stelle im OKR-Prozess kann KI unterstützen? 

Für die Unterstützung im OKR-Prozess kommen vor allem zwei verschiedene Arten von KI-Tools infrage:

1. GPT-3-basierte Textgeneratoren
2. KI-gestützte Analysetools

Sie können in den folgenden Punkten wesentliche Arbeitsschritte abnehmen bzw. dabei unterstützen.

Datengestützte Zielsetzung

KI kann umfassende Analysen großer Datenmengen durchführen, um ambitionierte und datengestützte Objectives & Key Results zu setzen. Die Technologie berücksichtigt dabei historische Daten, externe Einflüsse und Trends. So kann sie Unternehmen dabei helfen, anspruchsvolle, aber erreichbare OKR zu formulieren.

Automatisierte Fortschrittsverfolgung

Durch die Integration von KI können Unternehmen den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Automatisierte Updates und Analysen ermöglichen es den Teams außerdem, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihre Aktivitäten agil anzupassen.

Analyse von Fortschrittsdaten

KI kann große Mengen von Daten analysieren und Trends identifizieren. Dies ermöglicht eine datengestützte Bewertung für zukünftige Zielsetzungen.

Hilfe bei der Formulierung klarer und messbarer OKRs

Durch den Einsatz von Sprachverarbeitung und Textanalyse kann KI bei der Formulierung von klaren und messbaren OKRs helfen. Die beiden Voraussetzungen dafür sind:

1. Die Teams haben bereits Klarheit darüber, was genau sie erreichen wollen.
2. Sie benötigen lediglich Inspiration, um diese Fokusthemen als OKR zu formulieren.

Sind beide Punkte erfüllt, kann die KI das Management und die Teams dabei unterstützen, präzise Wordings zu entwickeln oder Feedback zu ersten Zielformulierungen geben.

Wie hilfreich ist KI im OKR-Prozess? Ein Test mit ChatGPT 

Um die Möglichkeiten, aber auch Grenzen von ChatGPT auszuloten, haben wir den Chatbot ChatGPT auf die Probe gestellt und ihn aufgefordert, OKR zu erstellen und zu formulieren.

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist eine Anwendung des US-amerikanischen Unternehmens OpenAI. Das Tool setzt Künstliche Intelligenz ein, um Texte zu generieren und mit Nutzern möglichst hilfreich und natürlich zu interagieren.

ChatGPT kann dabei unterstützen, aus bereits abgestimmten und mit der Strategie abgeglichenen Fokusthemen Objectives und dazu passende Key Results zu formulieren.

Der Prompt

Unter “Prompt” versteht man den Arbeitsauftrag, den man an ChatGPT übergibt. In unserem Fall lautete er:

“Schreibe ein OKR auf Basis des Fokusthemas “Konzept für einen nahtlosen und effizienten Bestellprozess, der die Anzahl der Klicks und Eingaben minimiert.”

Das Ergebnis eines KI generierten OKR

ChatGPT lieferte daraufhin diese Antwort:

Objective (O)

Effizienter Bestellprozess für maximale Kundenzufriedenheit und Minimierung von Klicks und Eingaben entwickeln.

Key Results (KRs)

1. Reduzierung der Klickanzahl um 30 %: Implementierung von Optimierungen im Bestellprozess, um die Anzahl der erforderlichen Klicks um mindestens 30 % zu reduzieren.
2. Verringerung der Eingabeaufforderungen um 25 %: Überarbeitung von Formularen und Datenfeldern, um die Anzahl der erforderlichen Benutzereingaben um mindestens 25 % zu minimieren.
3. Verbesserung der Abschlussrate um 20 %: Implementierung von Benutzerfreundlichkeitsverbesserungen, um die Abschlussrate im Bestellprozess um mindestens 20 % zu steigern.
4. Reduktion der Abbruchquoten um 15 %: Identifizierung und Behebung von Hindernissen im Bestellprozess, um die Abbruchquoten um mindestens 15 % zu reduzieren.
5. Implementierung eines One-Click-Bestellbuttons: Einführung eines One-Click-Bestellbuttons für wiederkehrende Kunden, um die Bestellung mit nur einem Klick abzuschließen und die Wiederbestellung zu fördern
6. Durchführung von Benutzertests mit positivem Feedback:Planung und Durchführung von Benutzertests, um sicherzustellen, dass die Optimierungen im Bestellprozess zu positivem Feedback führen und die Benutzerzufriedenheit steigern.

Die Analyse durch den OKR-Coach

ChatGPT liefert als Generator von Inhalten vieles, auf das es sich aufzusetzen lohnt. Auch wenn der Ansatz gelungen ist, fallen jedoch aus Sicht eines erfahrenen OKR-Coaches diese Punkte auf:

• Es sind nicht alle Kriterien für gute OKR erfüllt. 
• Die KI bietet dennoch eine gute Inspiration zur möglichen Erfolgsmessung.
• Diese Inspiration kann als Grundlage dienen, um mit einem OKR-Coach ein motivierendes und fokussierendes OKR im Unternehmen zu erarbeiten. 

Die Einbindung der KI-Ergebnisse in die OKR

Auf die Inspiration von ChatGPT aufsetzend, lassen sich verschiedene sinnvolle Ergebnisse erzielen. Das OKR könnte beispielsweise wie folgt vom OKR-Coach und Team erarbeitet werden.

Objective (O)

Wir haben einen effizienten Bestellprozess für maximale Kundenzufriedenheit und Minimierung von Klicks und Eingaben entwickelt.

Key Results (KRs)

1. KR1: Implementierung von Optimierungen im Bestellprozess, um die Anzahl der erforderlichen Klicks um mindestens 30 % zu reduzieren.
2. KR2: Überarbeitung von Formularen und Datenfeldern, um die Anzahl der erforderlichen Benutzereingaben um mindestens 25 % zu minimieren.
3. KR3: Identifizierung und Behebung von Hindernissen im Bestellprozess, um die Abbruchquoten um mindestens 15 % zu reduzieren.
4. KR4: Durchführung von Benutzertests mit einer Steigerung des positiven Feedbacks von 5 % auf 25 %

Welche Aufgaben bleiben für Führungskräfte und Teams?

Trotz der Unterstützung durch KI ist die menschliche Unterstützung und Beratung im OKR-Prozess unabdingbar. Die Künstliche Intelligenz kann zwar bei der Erarbeitung von OKR eine wertvolle Inspirationsquelle sein. Vor allem bei der Datenanalyse ist sie in der Lage, entscheidende Arbeitsschritte abzunehmen. Auch unterstützt sie dabei, treffende, motivierende Formulierungen zu finden. Allein auf die KI-generierten OKR zu setzen, empfiehlt sich jedoch nicht. 

Die wesentlichen Aufgaben müssen zwingend auch weiterhin in menschlicher Hand liegen. Die entscheidenden Zusammenhänge, der Blick “für das große Ganze” sind der KI unbekannt. Eine professionelle OKR-Beratung ist daher unabdingbar, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Das gilt vor allem auch deshalb, weil nur so die folgenden Aspekte sinnvoll und zielgerichtet eingebunden werden können.

1. 1. Vision und strategische Ausrichtung
      

      Führungskräfte sind entscheidend für die Gesamtvision und die Erarbeitung strategischer Ziele. Die menschliche Führung bleibt unersetzlich, um sicherzustellen, dass OKRs die übergeordneten Unternehmensziele unterstützen.

   2. Kollaboration und Kommunikation
      

      Menschliche Teams fördern die Zusammenarbeit und Kommunikation. Teamarbeit, Kreativität und soziale Interaktionen bleiben Kernkomponenten für den Erfolg von OKRs.

   3. Festlegung der Fokusthemen für den nächsten Zyklus
      

      Selbst in einer zunehmend technologisierten Welt bleibt die Festlegung der Fokusthemen für das nächste Quartal eine Aufgabe der Menschen. Denn so gut die KI auch zuarbeitet – Intuition und die strategische Ausrichtung kann sie nicht liefern. 

Warum bleibt der OKR-Coach essenziell?

Wie die Führungskräfte und das Team bleibt auch der OKR-Coach von entscheidender Bedeutung. Während KI-Tools technische Unterstützung bieten, bringt der Coach menschliche Erfahrung auf zahlreichen Ebenen sowie strategische Führung ein: zwei Fähigkeiten, die eine KI nicht vorweisen kann.

Anders als die KI kann der Coach deshalb Teams dabei unterstützen, die OKR-Methodik effektiv zu nutzen, Hindernisse zu überwinden und eine erfolgreiche Umsetzung sowie das Erreichen der Ziele sicherzustellen.

Fazit: Die Balance zwischen KI und Menschlichkeit im OKR-Prozess

KI in den OKR-Prozess einzubinden, ist unbedingt sinnvoll. Es wird jedoch schnell deutlich, wie wesentlich dabei ein ausgewogenes Zusammenspiel von Technologie und menschlichem Engagement ist. Als alleiniger OKR-Generator sollten die KI-Tools nicht fungieren.

KI kann die Effizienz steigern, menschliche Führung und Kreativität jedoch nicht ersetzen. Eine integrative Herangehensweise, welche die Stärken beider Seiten nutzt, verspricht den größten Erfolg im OKR-Prozess.