Das sagt die Baumschule Horstmann zur OKR-Einführung
Was macht die Baumschule Horstmann und was treibt euch an?
Die Baumschule Horstmann hat sich auf den Versand und den Online-Verkauf von Pflanzen spezialisiert. Seit mittlerweile fast 20 Jahren dürfen wir die Gärten unserer Kunden mit Pflanzen in Premiumqualität verschönern und möchten auch in Zukunft weiter dazu beitragen, die Gärten grüner zu machen und unsere Marktposition auszubauen. Wir entwickeln uns stetig weiter, bleiben unserem Motto “Wir lieben Pflanzen.” aber stets treu und leben dieses. Unsere Vision ist, dass wir den Menschen alle Möglichkeiten bieten, unsere Zukunft zu pflanzen.
Welche Art der Organisationsform habt ihr und wie viele seid ihr?
Wir dürfen, abhängig von Saison und Jahreszeit, bis zu > 300 Mitarbeitende zu unserem Team zählen. Vor Einführung von OKR waren wir in Abteilungen organisiert. Diese haben wir nun in “Kreise” umbenannt und versuchen, starre Grenzen durch mehr Transparenz und (vor allem durch OKR) optimierte Prozesse mehr verschwimmen zu lassen und ein größeres Alignement herzustellen.
Welcher Auslöser war entscheidend für den OKR-Start? Welchen Nutzen habt ihr euch versprochen?
Ein häufig angeführter Kritikpunkt vor Einführung der OKR’s war der stockende, abteilungsübergreifende Informationsfluss. Wir haben bei der Einführung festgestellt, dass unsere Grundgedanken zwar häufig schon recht agil waren, wollten aber transparenter werden in den Zielen, die die einzelnen Kreise und auch das ganze Unternehmen sich setzen und insgesamt die Kommunikation stärken. Außerdem haben bei uns alle Mitarbeitenden die Chance, sich alle drei Monate ins Planning des neuen OKR-Sets aktiv einzubringen. Anhand der gesammelten Vorschläge werden dann das Company- und die Kreis-Sets ausgearbeitet.
Hat sich die Einführung von OKR für euch ausgezahlt?
„Die Einführung von OKR bei so vielen Mitarbeitenden hat uns zunächst vor eine Herausforderung gestellt und wir mussten erst einmal einen Weg finden, das OKR-Framework für uns gut umsetzbar zu machen. Auch, wenn der Start dadurch und auch durch den großen Brand unseres Firmengebäudes etwas holprig war, sind wir mittlerweile gut in den Fluss gekommen und können immer mehr Mitarbeitende mit einbeziehen. Durch den Fokus auf die OKR wurden schon viele positive Maßnahmen für unser gesamtes Unternehmen umgesetzt, die wir sonst aus dem Auge verloren hätten.“
Jil Witte – OKR Coach
Welche Rollen habt ihr im OKR-Framework eingeführt?
Wir haben eine “OKR-Coach, die unsere Company-Set Meetings, das Planning, Prework etc. koordiniert, anleitet und in den Abteilungen unterstützt und zur Seite steht. Die Abteilungen haben wir in Kreisen abgebildet, welche jeweils einen “OKR-Ambassador” haben, der/die stellvertretend das Company-Set mitgestaltet und die Aufgaben aus dem Set mit in den Kreis nimmt. Die Geschäftsleitung hat keine gesonderte Rolle oder Position und wird bei vielen Punkten mit eingebunden. Jedes Key Result wird immer von zwei Personen übernommen, welche bei uns das “Key Team” darstellen. Diese beiden pflegen die Tabelle der Weeklys und Monthlys und überlegen sich, wie das KR umgesetzt werden soll. Sie können die eigentliche Umsetzung aber den Personen überlassen, in deren Bereich diese fällt.
Was habt Ihr seit der Einführung angepasst?
Da wir ein Saisonbetrieb mit Hochphasen im Frühjahr und Herbst sind, haben wir uns gemeinsam Gedanken gemacht, wie wir auch in diesen Zeiten das Thema OKR umsetzen können. Daraus entstanden ist “OKR-light” – das bedeutet, dass die Kreise in solchen Zeiten zwar OKR’s schreiben, die Sets aber etwas kleiner werden dürfen, als im eigentlichen Framework vorgegeben. So kam es in einigen Abteilungen z. B. vor, dass wir im ersten Set nach dem Brand nur ein Objective mit drei Key Results hatten – einfach, um das Thema zu festigen und die Arbeitsweise mit OKR’s nicht aus den Augen zu verlieren, auch wenn es zeitlich eng wird.
Wie können sich MA bei euch in die OKRs einbringen?
Zum Ende jedes Quartals fragen wir über eine Online Umfrage alle Mitarbeitenden ab, welche Fokusthemen/Zielzustände sie als besonders wichtig für das kommende Quartal sehen – daraus entsteht dann unser neues Set. Außerdem nimmt jeder Ambassador das Company Set mit in den Kreis und kann Aufgaben abgeben, die dann von den entsprechenden Personen erledigt werden. Auch das jeweilige Key Team kann über den Ambassador auf Mitarbeitende zugehen und deren Kompetenzen mit einbinden.
Was sind eure größten Learnings, welchen Tipp gebt ihr anderen Unternehmen?
Gerade als Saisonbetrieb durften wir feststellen, dass es nicht immer ganz einfach ist, das Tagesgeschäft mit den OKR’s zu kombinieren und Prioritäten richtig zu setzen. Anfangs hatten wir sehr ambitionierte Sets und können mittlerweile besser priorisieren und einschätzen, was im kommenden Quartal angegangen wird. Uns hat es geholfen, miteinander zu sprechen und uns auszutauschen. Zusätzlich zu unseren OKR Meetings gibt es nun einen monatlichen Austausch unter den Ambassadors, wo Dinge besprochen werden können, die sonst eher keinen Raum gefunden haben. Beispielsweise, wo es Herausforderungen oder Frust gibt, wo man Unterstützung benötigt, aber auch generell alle Themen, die mit dem Thema OKR in Verbindung stehen.
