Was ist der OKR Check-In?

Der wöchentliche OKR Check-In ist aus unserer Sicht eines der wichtigsten Events im OKR-Zyklus. Hier kommt das Team zusammen und checkt die Zielerreichungs-Wahrscheinlichkeit der OKRs zum Quartalsende. Im Gegensatz zu einem klassischen Statusmeeting liegt der Fokus nicht auf einem Report, was schon alles erledigt ist, sondern es geht um die Zuversicht des Teams, die einzelnen Key-Results (KR) am Ende des Quartals zu erreichen. Diese Zuversicht (Confidence) oder Wahrscheinlichkeit drückt sich im sogenannten Confidence Level aus.

Was genau ist der Confidence Level?

Der Confidence Level beschreibt die Zuversicht am Ende eines OKR-Zyklus, das Ergebnis wirklich zu erreichen. Der Confidence Level (CL) wird meist auf einer Skala von 1-10 oder als Wahrscheinlichkeit in Prozent angegeben. Diese Aussage zur Wahrscheinlichkeit, dass das geplante Keyresult wie erwartet erreicht wird, ist jede Woche ein wichtiges Signal. 

Auf dieser Basis können die Prio-Tasks – also die anstehenden Aufgaben – der nächsten Woche abgeleitet werden. Der Confidence Level ist also kein Aussage zum erreichten Ergebnis oder dem Fortschritt, sondern ein Blick in die Zukunft. Ein Team kann zuversichtlich sein, obwohl noch nichts getan wurde.

Wir empfehlen, beim Confidence Level mit einem Ampelsystem zu arbeiten. Das hat den Vorteil, dass die Farbcodierung auf einen Blick ein klares Bild schafft. Welche Key-Results sind auf einem guten Weg (grün) und welche Key-Results brauchen noch einen Push (gelb und rot).

Des weiteren ist es sinnvoll, den Confidence Level in einem Verlauf darzustellen, so dass jede Woche eine eigene Spalte für den jeweiligen Confidence Level hat. Auch hier sorgt diese Herangehensweise für mehr Transparenz im Team. Etwa, wie sich der Confidence Level im Laufe des Zyklus verändert. Daraus lassen sich stets sehr gute Massnahmen ableiten. Nicht nur für die Arbeit während des Quartals, sondern auch im OKR-Review am Ende des Quartals.

WHY – OKR-Check-In

• Schnelle Check-In Gespräche sollten regelmäßig geführt werden, um einen kontinuierlichen Rhythmus zu entwickeln, in dem Feedback gegeben und der Fortschritt des Teams verfolgt wird. 
• Sie helfen nicht nur dabei, Einblicke und Erkenntnisse zu teilen, sondern steigern auch Engagement und betonen Verantwortlichkeiten in einem Arbeitsumfeld, das von Autonomie und dezentralisierten Entscheidungsprozessen geprägt ist.
• Das Team lernt, durch die  Check-Ins, gemeinsam Erfolge zu feiern und Hindernisse zu überwinden.

WHAT – OKR-Check-In 

• Im OKR Check-In liegt der Fokus auf der Betrachtung der einzelnen Key-Results. Damit wird eher indirekt über den Stand der Zielerreichung (Objektives) gesprochen.
• Betrachtet wird der Confidence Level bezüglich der Key-Results und die Zuversicht, das Key-Result auch am Ende des OKR-Zyklus zu erreichen.
• Die Prio-Tasks (die anstehenden Aufgaben) der vergangenen Woche werden besprochen und die Prio-Tasks der zukünftigen Woche werden vereinbart und Verantwortlichkeiten schriftlich festgelegt.
• Ein Prio-Task ist eine Aufgabe der nächsten Woche, welche die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Key-Result positiv zu beeinflussen.

HOW – OKR-Check-In

• Das OKR-Check-In-Meeting findet wöchentlich statt und wird vom OKR-Master moderiert.
• Die Dauer ist sehr stark von der Disziplin des Teams abhängig. Wir setzen die Meetings mit max. 30 min an oder integrieren die 30 Minuten Check-Ins in ein bestehendes, wöchentliches, Meeting.
• Je klarer die Zuordnung der Verantwortlichkeiten, desto schneller und professioneller kann der Check-In ablaufen.
• Auf jeden Fall gilt auch in diesem Meeting Timeboxing. Lassen Sie zum Beispiel einen Timer in der Videokonferenz mitlaufen oder einen TimeTimer in einem physischen Meeting.
• Das Wichtigste: jeder Teilnehmer muss sich auf dieses Meeting vorbereiten und Antworten auf die im Check-In gestellten Fragen parat haben. 

3 Punkte, die den OKR Check-In crashen können

1. Zu viele Details

Sie kennen das auch von anderen Meetings, statt einfach auf den Punkt zu kommen und zu erklären, ob das Prio-Task bearbeitet wurde, kommt eine riesen Geschichte zu den Umständen, wer mit wem sprechen musste, was sonst noch passiert ist und vielleicht am Ende auch eine kleine Info, das die Aufgabe erledigt wurde. Hier geht es nicht um das letzte Detail, sondern um den Fokus und die Informationen, die für alle an dieser Stelle eine Bedeutung haben. 

Lösung: Einen verlässlichen Ablauf für das Meeting erarbeiten, eine straffe Moderation und Timeboxing anwenden.

2. Keiner sagt etwas

Der OKR-Master moderiert das nächste Key-Result an und fragt nach dem Confidence Level und niemand  sagt etwas – was in Live-Meetings schon schwierig ist, wird remote zu einer echten Herausforderung. Sie fragen sich vielleicht, wie kann es überhaupt dazu kommen? Gibt es denn keine Verantwortlichkeiten für die Key-Results? Nach unserer Auffassung ist immer das ganze Team für das ganze Set verantwortlich, weil alle ein Interesse an der Zielerreichung haben. 

Lösung:  Die Teammitglieder direkt ansprechen, die sich in der vergangenen Woche um das Prio-Task gekümmert haben.

3. Der Check-In wird ständig abgesagt oder verschoben

“Was hat sich in der Woche schon getan? Ich würde lieber an der Kundenpräsentation weiter arbeiten. Muss ich dabei sein?” So oder so ähnlich klingen die Absagen zur Teilnahme am Check-In. Was vielleicht einmal eine Ausnahme war, wird zur Routine. Und Routine ist schon das passende Stichwort, denn das OKR Check-In muss sich erstmal als wichtige Routine etablieren. Dies bedeutet: Aktualisieren und überprüfen Sie Ihre Daten regelmäßig. Lassen Sie die Dinge nicht rutschen, nur weil Sie nicht mehr zusammen in einem Büro sitzen.

Lösung: Sorgen Sie durch Überzeugen für eine regelmäßige Teilnahme. Lassen Sie die Dinge nicht schleifen. Steuern Sie Ihre Aktivitäten mittels der OKR Check-Ins.

Let’s go! Oder haben Sie noch Fragen? Dann melden Sie sich gerne bei uns.