8 Tipps für effektive Daily Standups

Das Daily Standup ist fester Bestandteil von Scrum und jedem agilen Team. Für viele gilt es als das wichtigste Meeting am Tag. Die Vorteile von Daily Standups kommen darüber hinaus auch in vielen traditionellen Projektteams, Abteilungen und kleinen Unternehmen zum Einsatz. Daily Standups tragen zu einer offene Kommunikation und Transparenz bei und fördern somit die Geschwindigkeit wie Entscheidungen getroffen werden. In Zeiten von Corona, geben Sie den Team eine Möglichkeit die Verbindung zum Team zu halten.

Soweit die Theorie. Denn es gibt einige Fallstricke, die die Effektivität von Daily Standups mindern und sie im schlimmsten Fall zu einer langweiligen Pflichtveranstaltung verkommen lassen können. Und sind wir ehrlich – wir alle brauchen nicht noch ein weiteres Meeting was im Prinzip auch schneller mit einer E-Mail oder einer Slack-Nachricht erledigt wäre. Oder?

Wir zeigen ihnen auf, was Sie tun können, um ihre Standups wirksam zu gestalten und welchen Fallstricken Sie aus dem Weg gehen sollten, um die Effektivität in ihren Teams zu steigern.

Daily Standups für schnellere Entscheidungen und mehr Sicherheit

Gerade Teams, die an vielen unterschiedlichen Themen arbeiten, vielleicht sogar an unterschiedlichen Standorten, verlieren oftmals das „große Ganze“ aus den Augen. Jeder Einzelne arbeitet an seinen Themen, man ist hinreichend beschäftigt, arbeitet fleißig seine To-Dos ab und wenn es mal an einer Stelle nicht weiter geht, fängt man einfach das nächste Thema an. So oder so ähnlich sieht die Realität in vielen Teams aus. 

Prioritäten sind oft nicht klar und bei Fragen zu komplexen Problemen fehlt der Austausch im Team. Das wöchentliche Teammeeting ist sowieso immer schon so lang, dass vermeintlich kleine Probleme oder Hindernisse nicht angesprochen werden. Oft bleiben kreative Lösungsfindungen und das gemeinsame Gefühl, jeden Tag etwas Produktives zu schaffen, auf der Strecke. Hier kommen Daily Standups ins Spiel.

Da sie jeden Tag stattfinden fallen viele Abstimmungen weg, Hindernisse können frühzeitig aufgedeckt und gelöst werden, das Team kann effizient seine Ziele verfolgen. 

Standups oder auch „Dailies“ helfen Führungskräften oder den führenden Rolleninhabern, wie zum Beispiel dem Product-Ownern oder Teamleitern immer die aktuellen Prioritäten zu kommunizieren und rechtzeitig „Blocker“ für das Team zu erkennen – und im Idealfall schnell zu lösen. Der Austausch im Team läuft flüssiger. 

Fallstricke der Standups

Standups haben folgende  Ziele: Als Team zu schnelleren Lösungen zu kommen, Hindernisse frühzeitig zu erkennen und das Sprintziel im Fokus zu behalten. Der Schwerpunkt liegt hier bewusst auf „Lösungen“, um Ziele zu erreichen und nicht darin Bericht zu erstatten. Einen Status-Report kann man auch in einer E-Mail, in Slack oder Teams geben. Und genau darin liegen die Fallstricke von schlechten Standups:

• Es fällt regelmäßig aus oder wird verschoben.
• Es findet immer zu einer anderen Uhrzeit und an wechselnden Orten statt.
• Mitarbeiter geben wenn, nur einsilbige Statusmeldungen.
• Oder es werden Details diskutiert.
• Das Meeting wird länger und länger.
• Nicht jeder kommt zu Wort. 
• Keine Transparenz über den Fortschritt von Projekten und Aufgaben.
• Keine Transparenz über Hindernisse, die das Team blockieren.

Die Liste könnte so weitergehen. Aber eines soll klar werden: Ein Standup verfehlt sein Ziel, wenn keine Transparenz hergestellt wird und keine Interaktion entsteht. 

8 Tipps für effektive(re) Standups

1. Es findet immer zur gleichen Zeit am gleichen Ort statt. So entwickelt sich schnelle eine Routine. Tipp: Am Morgen beim ersten Kaffee!
2. Stehen! Es heißt nicht ohne Grund „Stand“-Up. Und wenn das Team steht ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass ausufernd diskutiert wird.
3. Es sollte nicht länger als 15 Minuten dauern – also timeboxed, lassen Sie zum Beispiel einen Time-Timer mitlaufen.
4. Fokussierung darauf, was gestern gelöst wurde, was heute gelöst werden soll und was am Erreichen der gemeinsamen Ziele hindert.
5. Probleme werden identifiziert, aber nicht gelöst – dies kann direkt im Anschluss, mit den betroffenen Mitarbeitern passieren, nicht mit allen.
6. Offenes, konstruktives und wertschätzendes Feedback 
7. Abwechslung! Lassen sie z.B. das Team über die Reihenfolge entscheiden und lassen sie rotierend einen Mitarbeiter fragen: „Gibt es etwas das ich tun kann, um dich dabei zu unterstützen?“
8. Setzen Sie ein Taskboard / Kanbanboard ein, um den Fortschritt der Aufgaben zu visualisieren: Jeder Mitarbeiter aktualisiert dies spätestens beim Daily. 

Weitere hilfreiche Hacks für Daily-Standups

Definieren Sie Ziele für die nächste Iteration, Sprint oder den OKR-Zyklus

Ein klar formuliertes  gemeinsames Ziel macht es Teams einfacher sich zu fokussieren. Agile Kanban oder Scrum Teams setzen dabei auf Ziele für ihre zeitlich definierte Sprints bzw. Zyklen. Teams die mit OKRs arbeiten, können sich auf genau diese fokussieren und Zwischenziele definieren.

Je klarer das Ziel für einen solchen Zyklus bzw. Sprint ist, desto einfacher lässt sich in den Daily Standups der Fortschritt inspizieren. Somit ist der Inhalt des Dailys klar: 

1. Woran habe ich gestern gearbeitet, um das Ziel dieses Zyklus zu erreichen?
2. Was tue ich heute um das Ziel zu erreichen?
3. Was hindert mich an meinem Vorankommen? 

Wenn Diskussionen mal wieder ausufern, versuchen Sie es mit diesen Formeln

ELMO: Sollte ein Kollege zu sehr ins Detail verfallen, halten sie die bekannte Figur der Sesamstraße hoch (entweder auf eine Karte geschrieben oder ein ausgedrucktes Bild): „Enough, Let´s Move On!“

KISSATO: „Keep it short, simple and take it offline”. Versuchen sie jedes Daily auf diesem Mantra aufzubauen – insbesondere am Anfang ist dies hilfreich, um nicht die 15 Minuten zu überziehen.

Fazit: Gute Daily Standups sorgen für mehr Transparenz und einen guten, nachhaltigen Austausch im Team

• Zahlreiche Teams setzen auf tägliche Standups. Denn, je häufiger ein Standup stattfindet, desto fokussierter wird es.  
• Lassen sie das Team entscheiden zu welcher Zeit die Standups stattfinden sollen. 
• Machen sie das Daily zu einer Priorität. Wenn es regelmäßig ausfällt, verliert es sehr schnell an Bedeutung.
• Begrenzen Sie unbedingt die Zeit. 15 Minuten pro Tag reichen aus, um den Fortschritt und die Hindernisse zu erkennen.

Daniel Lutz / Agile Coach bei der New Work Squad