Kommunikation im agilen Umfeld
Die digitale Transformation und die mit ihr verbundenen neuen agilen Arbeitsformen stellen neue Anforderungen an Mitarbeiter und Führungskräfte. Meeting-Formate wie zum Beispiel Dailies, Retros und Reviews sind die Anlässe, bei denen agile Kommunikation im Fokus steht. Hier müssen sich die Teammitglieder nicht nur an neue Formate, neue Rollen und ein neues Miteinander gewöhnen, sondern vor allem ihre Kommunikation schnell auf den Punkt bringen.
Eines hat sich in dieser „neuen“ Arbeitswelt aber nicht verändert und ist ein oft zu wenig beachtetes Element zwischen Menschen: wertschätzende Kommunikation. Denn Wertschätzung, aktives Zuhören und Verständnis sind bei allen neuen Formaten wichtige und ausschlaggebende Erfolgsfaktoren für ein gutes Miteinander und damit effiziente Zusammenarbeit. Was es heute mehr denn je braucht, sind ausgeprägte, funktionierende Kommunikationskulturen.
Agile Kommunikation: Was hat sich verändert?
Mit neuen agilen Frameworks wie etwa Scrum, OKR, oder Kanban, muss sich auch die Art der Kommunikation weiterentwickeln. Wo Mitarbeiter und Kunden vermehrt auch in Entwicklungen eingebunden werden, müssen Absprachen schnell, flexibel, interaktiv und dialogorientiert ablaufen und ein Alignment aller Interessensvertreter zu erzielen.
Unser Kommunikationsverhalten hat sich stark den neuen Kommunikationsmöglichkeiten angepasst. Früher wurden kurze Fragen an Kollegen, Kunden oder Lieferanten meist schnell am Telefon oder auf dem Flur geklärt. Heute geschieht dies digital per Mail oder Chat-Nachricht. Das Kommunikationsverhalten passt sich dem Medium an. Dabei gehen wichtige Informationen, wie ein Gesichtsausdruck beim Übermitteln einer Nachricht, zwischen den Zeilen verloren. Laut einer Forschungsarbeit der kalifornischen UCLA-Universität macht das Nonverbale zirka 55 Prozent der Kommunikation aus, weitere 38 Prozent wird über Ton und Stimme übertragen.
So praktisch die neue Technik sein mag – oftmals bleibt noch etwas anderes auf der Strecke: der Mensch mit seinen Bedürfnissen. Kunden möchten umworben werden, Mitarbeiter wünschen sich Wertschätzung und Anerkennung.
Agile Werte und Prinzipien sind die Basis
In unserer Rolle als Berater erleben wir täglich, wie Führungskräfte und Mitarbeiter in den neuen agilen Formaten und Rollen geschult werden und dabei immer mehr und besser ausgebildet werden. Dennoch könnte der Umsetzungserfolg des agilen Arbeitens (z.B. durch agile Workhacks oder Kommunikationshacks) höher sein, wenn alle Potenziale voll ausgenutzt würden. Wir betrachten Kommunikation nicht länger als Softskill, sondern sind der Meinung das jeder diesen Hardskill trainieren sollte.
Es hilft also gerade auch in der neuen Arbeitswelt, den Blick auf Instrumente zur Verbesserung der Kommunikation zu werfen und auch altbekannte Modelle,Techniken und Kommunikationshacks mitzudenken. Diese zu vernachlässigen, halten wir geradezu für fatal.
Agile Kommunikation erfolgt immer aus der eigenen Perspektive, mit dem Blick auf einen anderen. In diesem Zusammenhang spielen auch die agilen Werte und Prinzipien eine zentrale Rolle, denn der Blick auf meinen Gegenüber kann je nach Haltung sehr unterschiedlich ausfallen.
Die richtige Kommunikation für eine komplexe Welt
Während in der „alten Arbeitswelt” das Prinzip der Hierarchie und damit einhergehender Macht galt und der Wert des Gehorsams und ein Denken à la „der Chef wird es am besten wissen“ großgeschrieben wurde, stehen heute in New Work Transparenz, Vernetzung und Offenheit im Zentrum.
Der Gedanke dahinter ist simpel: In einer Welt, die sich durch zunehmende Komplexität (VUCA-Welt) auszeichnet, kann nicht mehr „nur“ eine Person den „besten“ Weg wissen. Um der Komplexität begegnen zu können, braucht es unterschiedlichste Perspektiven, vielfältige Ideen und den wachen Austausch darüber.
Außerdem braucht es ein Umdenken in Sachen „den besten Weg finden“. Perfektion ist kein dienlicher Wert, wenn Geschwindigkeit zum zentralen Faktor geworden ist. In diesem Zusammenhang ist die spielerische Haltung des Experimentierens sehr viel wirkungsvoller. Im Hinblick auf das Thema Geschwindigkeit wird auch das Prinzip der Selbstorganisation verständlicher.
Wer schnell handeln will, braucht Entscheidungsfreiraum und „kurze Wege“, und keine Kaskaden oder umständliche Informationsketten. Damit am Ende des Tages aber dennoch alle an einem Strang ziehen, ist ein gemeinsamer Fokus das verbindende Element. Getragen wird dieses Gerüst zusätzlich durch das menschliche Miteinander, das Mut und Respekt als zentrale Werte würdigt und fordert.
In Summe arbeiten Mitarbeiter und Führungskräfte heute mit vergleichsweise intensiven und stark feedbackabhängigen Entwicklungsmethoden. Um ständig up-to-date zu sein und seine Rolle erfüllen zu können, ist also ein kontinuierlicher Dialog zwischen den verschiedenen Stakeholdern erforderlich.
Da dieser Dialog heutzutage oftmals über technische Tools und Medien verläuft, steigt die Chance für Fehlkommunikation und damit verbundenen Konflikten und Schuldzuweisungen. Wer die Haltungen und Prinzipien der neuen Arbeitswelt (noch) nicht verinnerlicht hat, läuft Gefahr, mit den neuen agilen Formaten in alten Kommunikationsmustern feststecken zu bleiben.
Gibt es agile Kommunikation?
Agile Kommunikation bedeutet für uns eine neue Kommunikationskultur: Teams, die „eine Sprache“ sprechen. Gegenseitiges Verstehen hängt stark mit gegenseitigem Verständnis und Vertrauen zusammen.
Wer wertschätzend kommunizieren kann, beachtet neben eigenen Interessen auch den Gesprächspartner und beweist dadurch eine Fähigkeit zum Perspektivwechsel. Die Angemessenheit der Worte und Taten und die damit einhergehende Balance zwischen Teammitgliedern und Entscheidern steht im unmittelbaren Zusammenhang des gesamten Teamerfolgs.
Agile Kommunikation ist mehr als nur Wissensaustausch
Unternehmen benötigen eine agile Kommunikation, die über das reine Informieren hinausgeht und die Transformation aktiv unterstützt, indem sie die Bedürfnisse ihrer internen Stakeholder kennt und bedient. Der beste Weg um mit der Herausforderung der engen Deadlines und der vielen Stakeholder, bedingt durch das interdisziplinäre Arbeiten umzugehen, ist die Kommunikation mit allen Teammitgliedern.
Kommunikation muss zielgerichtet sein. Und sie braucht das Vertrauen, Konflikte angemessen ansprechen zu können. Frühzeitige und eindeutige Kommunikation dient außerdem der Transparenz und schenkt Mitarbeitern Orientierung und Sicherheit – nicht zu unterschätzende Bedürfnisse im permanenten Wandel. Wo Vertrauen, Respekt, Offenheit und Mut herrschen, wird gelingende Kommunikation möglich.
Drei Tipps wie Sie damit sofort starten können:
- Sagen Sie, worum es wirklich geht, was Sie tatsächlich wollen und wirklich denken. Finden Sie hierfür einen angemessenen Ton.
- Reden Sie Klartext und verzichten Sie auf „Gequatsche“ und Worthülsen. Wer Klartext redet wirkt glaubwürdiger, authentischer und menschlicher.
- Eng damit verbunden: Streichen Sie ausgeleierte Phrasen. Also statt „Da bin ich ganz bei Ihnen“, besser „Da bin ich Ihrer Meinung” sagen.
