Das “1 : 99” – OKR-Zeitinvest-Prinzip

Wir werden von unseren OKR-Kunden immer wieder gefragt, wieviel Zeit die Teams und Führungskräfte in OKRs investieren müssen. Dahinter steckt stets die Frage nach dem ROTI der OKRs, als dem Return on Time Invested: Lohnt sich der Aufwand? Rechtfertigen die Ergebnisse die investierte Zeit aller Beteiligten?

Um es gleich vorwegzunehmen: Aus unserer Sicht auf jeden Fall. Um das zu veranschaulichen haben wir gemeinsam mit einem Kunden die “1 : 99-Regel” entwickelt und das von uns entwickelte OKR-Implementierungskonzept darauf getrimmt. Und dieser Ansatz funktioniert in der Praxis so exzellent, dass wir ihn euch nicht vorenthalten wollen.

Ein Prozent der Arbeitszeit ins OKR-Planning investieren, damit in den verbleibenden 99 Prozent das Richtige gemacht wird.

The best return on time invested – OKRs

Die Idee: Ein Prozent der verfügbaren Arbeitszeit pro Quartal fließt in das Vorbereiten (OKR-Prework) und das Drafting (Schreiben eines OKR-Sets) — damit dann klar ist, worauf die Mitarbeitenden in der Organisation die verbleibenden 99 Prozent der Zeit den Fokus ihrer Arbeit legen sollten. 

In Zahlen ausgedrückt: Pro Quartal hat jeder Mitarbeitende im Schnitt zirka 500 Stunden Arbeitskraft (Q1_21: 496 Stunden / Q2_21: 488 Stunden / Q3_21: 528 Stunden und Q4_21: 528 Stunden). Wir sind der Überzeugung, dass ein Prozent — also 5 Stunden im Quartal — als Invest eine exzellente Orientierung darstellt. Mit der richtigen Organisation und Beratung kann diese Zeit effektiv, wirkungsvoll und so zielorientiert wie möglich genutzt werden (so verstehen wir auf jeden Fall die OKR-Grundidee).

1 // Invest in das OKR-Prework // 60 Minuten

Wir wünschen uns, dass unsere Kunden ausreichend Zeit und Ruhe haben, über anstehende Prioritäten für den kommenden OKR-Zyklus nachzudenken. Daher bitten wir alle am OKR-Prozess Teilnehmenden, ein von uns erstelltes Prework auszufüllen – um etwa Fragen im OKR-Drafting-Workshop wie “Da muss ich mal in Ruhe darüber nachdenken” zu vermeiden. Invest: 60 Minuten

2 // Invest in das OKR-Drafting // 90 Minuten

Kennen wir alle: mit zunehmender Routine fällt uns Arbeit leichter — ohne, dass die Qualität leidet. Das gilt auch fürs Schreiben (Drafting) des OKR-Sets. Wer die Anforderungen an ein gutes Objective und die entsprechenden Key-Results kennt, wird mit der Zeit schneller. Fürs erste Mal sollte mit 90 Minuten pro Set gerechnet werden.

3 // Invest in das OKR-Refinement // 90 Minuten

Refinement bedeutet Verfeinerung, Raffinesse und Verbesserung – und genau darum geht’s hier. Manchmal fehlt im OKR-Planning diese eine überzeugende Formulierung, damit die Objectives und Key-Results ihren letzten Schliff bekommen. Darum geht’s im Refinement. In dieser Session macht es hochgradig Sinn, dass  wir als erfahrene OKR-Coaches und/oder der interne OKR-Master am Start sind um durch gezieltes (Hinter-)Fragen noch bessere Ergebnisse zu erzielen.Auch fürs OKR-Refinement sollten man 90 Minuten pro OKR-Set berücksichtigen.

4 // Invest in das OKR-Alignment // 30 Minuten

Wissen alle, woran wir arbeiten? Sind alle OKR-Sets vertikal (also zum nächsthöheren Level) und auf der gleichen, horizontalen Ebene gut verknüpft und verankert? Diese wichtige Abstimmung untereinander, das sogenannte OKR-Alignment, dauert pro Set zirka 30 Minuten. Wichtig ist, dass auch diese Alignment-Session moderiert wird.

5 // Invest in die Präsentation des Company OKR-Sets

Was nehmen wir uns als Organisation für das anstehende Quartal vor? Wie sehen unsere Zielzustände (Objectives) und deren entsprechenden Erfolgstreiber (Key-Results) aus? Das interessiert nicht nur das C-Level, sondern auch alle anderen Mitarbeitenden der Organisation (schließlich ist ein Turbo-Outcome von OKR das Thema Transparenz). Das Präsentieren des Company-OKR-Sets — also der Mutter aller OKR-Sets — in einer Organisation kann im All-Hands-Meeting (oder einer Townhall) stattfinden. Invest in diese Veranstaltung: zirka 30 Minuten.

Hier nochmals auf eine Blick der Invest zum OKR-Start:

• OKR-Prework: 1 Stunde 
• OKR-Drafting: 1,5 Stunden
• OKR-Refinement: 1,5 Stunden
• OKR-Alignment: 0,5 Stunden
• OKR-Präsentation: 0,5 Stunden

OKR-Invest zum Start: 5 Stunden

Mit weiteren 5 Stunden bringen Sie OKRs in Aktion 

Nicht berücksichtigt in der 1%-Regel — und das ganz bewusst — sind die ritualisierten Meetings während des OKR-Zyklus. Also die wöchentlichen OKR-Check-Ins, die monatlichen Status-Meetings, die OKR-Retrospektive und das OKR-Review. Warum die nicht auftauchen? Nun, diese sogenannten OKR-Events lassen sich ganz einfach in die bestehende Meeting-Struktur integrieren.

Und hier auf einen Blick der Invest während des OKR-Zyklus:

• OKR Check-In (pro Meeting 15 Minuten, zirka 8 Events): 2 Stunden
• OKR Status (pro Meeting 30 Minuten, zwei Events): 1 Stunde
• OKR Retrospektive (einmalig): 1 Stunden 
• OKR Review (einmalig): 1 Stunde

OKR-Invest im Quartal: 5 Stunden

Wie beurteilen Sie denn jetzt den ROTI der OKRs?

Zurück zu unserer Eingangsfrage: lohnt sich der Aufwand, den sauber aufgesetzte und abgestimmte OKRs erfordern? Fünf Stunden stecken in einer präzisen Planung eines abgestimmten OKR-Sets und weitere fünf Stunden braucht das OKR-Framework pro Quartal um seine volle Kraft zu entfalten. Wir sagen: Good-bye, unstrukturierte Endlos-Meetings und Freestyle-Planung hinzu einer abgestimmten und vor allem wirkungsvollen Arbeit

Let’s go! Oder haben Sie noch Fragen? Dann melden Sie sich gerne bei uns.