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25. März 2024 In OKR By Christina Stenglein

8 Tipps: So gelingt die OKR-Einführung in Ihrem Unternehmen

Die Einführung von Objectives and Key Results (OKR) ist ein wesentlicher Schritt für Unternehmen. Mit den OKRs lässt sich die gesamte Organisation effizient auf die Strategie und die kurzfristigen Fokusthemen ausrichten.

Eine professionelle OKR-Einführung ist dabei essenziell, denn nur dann ist die agile Methode für die Mitarbeitenden nachvollziehbar und motivierend.

Wie gelingt die OKR-Einführung?

Damit die OKR-Einführung auf allen Ebenen erfolgreich verläuft, lohnt es sich, sie genau zu planen und einige Aspekte dabei besonders zu berücksichtigen. Je genauer Sie planen und je durchdachter Sie die OKR-Einführung angehen, umso leichter fällt ein reibungsloser Start.

Die folgenden acht Tipps können hilfreiche Leitplanken auf dem Weg zur OKR-Einführung sein.

1.Machen Sie klar, warum Sie OKR einführen
Die Frage nach dem Warum ist unumgänglich. Erläutern Sie im Unternehmen, was Sie sich von der OKR-Einführung versprechen und welchen Nutzen das agile Framework OKR für das Unternehmen hat. Stellen Sie dabei auch die Vorteile für die Mitarbeitenden heraus.

2. Entwerfen Sie eine schlanke und zielführende OKR-Architektur
Oft orientieren sich die OKRs am Organigramm des Unternehmens. Werfen Sie einen kritischen Blick darauf, denn oft sind diese Angaben veraltet. Um mit der OKR-Einführung zielführend arbeiten zu können, müssen die darin festgehaltenen Punkte zur tatsächlich vorhandenen Organisation passen. Ein OKR-Coach mit Erfahrung in der Organisationsberatung kann hier wertvolle Hinweise geben.

3. Unterstützen Sie die Führungskräfte
Die Ziele im Unternehmen lassen sich nach der OKR-Einführung am besten erreichen, wenn die Führungskräfte von der Methode überzeugt sind. Dann leben sie dies in der Arbeit und Kommunikation mit dem Team vor. In einer OKR-Beratung lassen sich Wege finden, wie dies auch in Ihrer Organisation gelingen kann und ein motivierendes Umfeld entsteht.

4. Setzen Sie auf eine klare Kommunikation
Berücksichtigen Sie bei der OKR-Einführung alle Mitarbeitenden auf sämtlichen Ebenen des Unternehmens. Kommunizieren Sie auch hier klar und verständlich, welchen Nutzen die Organisation aus den Objectives & Key Results zieht. Alle Mitarbeitenden sollten den Zusammenhang der OKRs mit den übergeordneten Unternehmenszielen und der täglichen Arbeit verstehen.

5. Organisieren Sie Trainings und Schulungen
Berührungsängste und Verständnisprobleme im Zusammenhang mit der OKR-Einführung lassen sich mit entsprechenden Trainings beseitigen. Dieses Angebot sollte Führungskräften, Teams und Einzelpersonen gleichermaßen offenstehen. In einer OKR-Beratung zur Einführung der Methode lassen sich Wege finden, wie Sie interne OKR-Coaches schulen. Diese können dann die Teams im OKR-Zyklus und im Zykluswechsel begleiten.

6. Etablieren Sie Transparenz und Offenheit
Fördern Sie eine Kultur der Transparenz, in der Informationen zu den OKRs für alle Mitarbeitenden im Unternehmen zugänglich sind. Dies schafft Vertrauen und ermöglicht eine zielführende Zusammenarbeit.

7. Integrieren Sie die OKRs in bestehende Prozesse
Je besser die OKRs in bestehende Prozesse der Organisation eingebunden sind, umso höher ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Lassen Sie sich in einer OKR-Beratung Wege zeigen, wie sich die Methode im täglichen Arbeitsumfeld bestmöglich integrieren lässt.

8. Nutzen Sie künstliche Intelligenz (KI)
Bei der OKR-Einführung können verschiedene KI-Tools eine sinnvolle Ergänzung zu einer professionellen OKR-Beratung sein und wertvolle Anregungen liefern. Vor allem bei der Verwaltung, beim Überwachungsprozess und dem Schreiben der OKRs lässt sich KI sinnvoll nutzen.

Orientieren Sie sich an diesen acht Tipps für eine durchdachte OKR-Einführung und einen erfolgreichen Start der agilen Methodik. Eine professionelle OKR-Beratung ist dabei unbedingt sinnvoll: Ein OKR-Coach steht Ihnen mit langjähriger Erfahrung beiseite und kann Sie so u. a. auch vor den fünf größten OKR-Stolpersteinen bewahren.

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4. März 2024 In OKR By Christina Stenglein

Wie kann KI Menschen im OKR-Prozess unterstützen?

Objectives and Key Results (OKR) sind ein mächtiges Instrument zur Zielsetzung. Aber wie kann Künstliche Intelligenz (KI) dazu beitragen, diesen Prozess zu optimieren? Wir haben es getestet und stellen fest: KI ist eine wertvolle Ergänzung, ohne den Menschen geht es jedoch nicht.

Wer Künstliche Intelligenz (KI) im Rahmen von Objectives and Key Results (OKR) nutzt, kann die Effizienz von Organisationen und Teams im OKR-Management erheblich steigern.

Allerdings sollte diese Technologie im Unternehmen lediglich unterstützend wirken. Auch wenn KI an verschiedenen Punkten eine wesentliche Rolle übernehmen kann, müssen bestimmte Aufgaben im Prozess weiterhin zwingend in menschlichen Händen liegen. Denn: In einigen Punkten ist KI eine ideale Hilfe, bestimmte Leistungen sind jedoch nur uns Menschen möglich.

Wie und an welcher Stelle im OKR-Prozess kann KI unterstützen? 

KI kann Menschen im OKR-Prozess unterstützen, als alleiniger OKR-Coach sollten die KI-Tools nicht fungieren.

Für die Unterstützung im OKR-Prozess kommen vor allem zwei verschiedene Arten von KI-Tools infrage:

  1. GPT-3-basierte Textgeneratoren
  2. KI-gestützte Analysetools

Sie können in den folgenden Punkten wesentliche Arbeitsschritte abnehmen bzw. dabei unterstützen.

Datengestützte Zielsetzung

KI kann umfassende Analysen großer Datenmengen durchführen, um ambitionierte und datengestützte Objectives & Key Results zu setzen. Die Technologie berücksichtigt dabei historische Daten, externe Einflüsse und Trends. So kann sie Unternehmen dabei helfen, anspruchsvolle, aber erreichbare OKR zu formulieren.

Automatisierte Fortschrittsverfolgung

Durch die Integration von KI können Unternehmen den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Automatisierte Updates und Analysen ermöglichen es den Teams außerdem, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihre Aktivitäten agil anzupassen.

Analyse von Fortschrittsdaten

KI kann große Mengen von Daten analysieren und Trends identifizieren. Dies ermöglicht eine datengestützte Bewertung für zukünftige Zielsetzungen.

Hilfe bei der Formulierung klarer und messbarer OKRs

Durch den Einsatz von Sprachverarbeitung und Textanalyse kann KI bei der Formulierung von klaren und messbaren OKRs helfen. Die beiden Voraussetzungen dafür sind:

  1. Die Teams haben bereits Klarheit darüber, was genau sie erreichen wollen.
  2. Sie benötigen lediglich Inspiration, um diese Fokusthemen als OKR zu formulieren.

Sind beide Punkte erfüllt, kann die KI das Management und die Teams dabei unterstützen, präzise Wordings zu entwickeln oder Feedback zu ersten Zielformulierungen geben.

Wie hilfreich ist KI im OKR-Prozess? Ein Test mit ChatGPT 

Um die Möglichkeiten, aber auch Grenzen von ChatGPT auszuloten, haben wir den Chatbot ChatGPT auf die Probe gestellt und ihn aufgefordert, OKR zu erstellen und zu formulieren.

Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist eine Anwendung des US-amerikanischen Unternehmens OpenAI. Das Tool setzt Künstliche Intelligenz ein, um Texte zu generieren und mit Nutzern möglichst hilfreich und natürlich zu interagieren.

ChatGPT kann dabei unterstützen, aus bereits abgestimmten und mit der Strategie abgeglichenen Fokusthemen Objectives und dazu passende Key Results zu formulieren.

Der Prompt

Unter “Prompt” versteht man den Arbeitsauftrag, den man an ChatGPT übergibt. In unserem Fall lautete er:

“Schreibe ein OKR auf Basis des Fokusthemas “Konzept für einen nahtlosen und effizienten Bestellprozess, der die Anzahl der Klicks und Eingaben minimiert.”

Das Ergebnis eines KI generierten OKR

ChatGPT lieferte daraufhin diese Antwort:

Objective (O)

Effizienter Bestellprozess für maximale Kundenzufriedenheit und Minimierung von Klicks und Eingaben entwickeln.

Key Results (KRs)

  1. Reduzierung der Klickanzahl um 30 %: Implementierung von Optimierungen im Bestellprozess, um die Anzahl der erforderlichen Klicks um mindestens 30 % zu reduzieren.
  2. Verringerung der Eingabeaufforderungen um 25 %: Überarbeitung von Formularen und Datenfeldern, um die Anzahl der erforderlichen Benutzereingaben um mindestens 25 % zu minimieren.
  3. Verbesserung der Abschlussrate um 20 %: Implementierung von Benutzerfreundlichkeitsverbesserungen, um die Abschlussrate im Bestellprozess um mindestens 20 % zu steigern.
  4. Reduktion der Abbruchquoten um 15 %: Identifizierung und Behebung von Hindernissen im Bestellprozess, um die Abbruchquoten um mindestens 15 % zu reduzieren.
  5. Implementierung eines One-Click-Bestellbuttons: Einführung eines One-Click-Bestellbuttons für wiederkehrende Kunden, um die Bestellung mit nur einem Klick abzuschließen und die Wiederbestellung zu fördern
  6. Durchführung von Benutzertests mit positivem Feedback:Planung und Durchführung von Benutzertests, um sicherzustellen, dass die Optimierungen im Bestellprozess zu positivem Feedback führen und die Benutzerzufriedenheit steigern.

Die Analyse durch den OKR-Coach

ChatGPT liefert als Generator von Inhalten vieles, auf das es sich aufzusetzen lohnt. Auch wenn der Ansatz gelungen ist, fallen jedoch aus Sicht eines erfahrenen OKR-Coaches diese Punkte auf:

  • Es sind nicht alle Kriterien für gute OKR erfüllt. 
  • Die KI bietet dennoch eine gute Inspiration zur möglichen Erfolgsmessung.
  • Diese Inspiration kann als Grundlage dienen, um mit einem OKR-Coach ein motivierendes und fokussierendes OKR im Unternehmen zu erarbeiten. 

Die Einbindung der KI-Ergebnisse in die OKR

Auf die Inspiration von ChatGPT aufsetzend, lassen sich verschiedene sinnvolle Ergebnisse erzielen. Das OKR könnte beispielsweise wie folgt vom OKR-Coach und Team erarbeitet werden.

Objective (O)

Wir haben einen effizienten Bestellprozess für maximale Kundenzufriedenheit und Minimierung von Klicks und Eingaben entwickelt.

Key Results (KRs)

  1. KR1: Implementierung von Optimierungen im Bestellprozess, um die Anzahl der erforderlichen Klicks um mindestens 30 % zu reduzieren.
  2. KR2: Überarbeitung von Formularen und Datenfeldern, um die Anzahl der erforderlichen Benutzereingaben um mindestens 25 % zu minimieren.
  3. KR3: Identifizierung und Behebung von Hindernissen im Bestellprozess, um die Abbruchquoten um mindestens 15 % zu reduzieren.
  4. KR4: Durchführung von Benutzertests mit einer Steigerung des positiven Feedbacks von 5 % auf 25 %

Welche Aufgaben bleiben für Führungskräfte und Teams?

Trotz der Unterstützung durch KI ist die menschliche Unterstützung und Beratung im OKR-Prozess unabdingbar. Die Künstliche Intelligenz kann zwar bei der Erarbeitung von OKR eine wertvolle Inspirationsquelle sein. Vor allem bei der Datenanalyse ist sie in der Lage, entscheidende Arbeitsschritte abzunehmen. Auch unterstützt sie dabei, treffende, motivierende Formulierungen zu finden. Allein auf die KI-generierten OKR zu setzen, empfiehlt sich jedoch nicht. 

Die wesentlichen Aufgaben müssen zwingend auch weiterhin in menschlicher Hand liegen. Die entscheidenden Zusammenhänge, der Blick “für das große Ganze” sind der KI unbekannt. Eine professionelle OKR-Beratung ist daher unabdingbar, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Das gilt vor allem auch deshalb, weil nur so die folgenden Aspekte sinnvoll und zielgerichtet eingebunden werden können.

    1. Vision und strategische Ausrichtung

      Führungskräfte sind entscheidend für die Gesamtvision und die Erarbeitung strategischer Ziele. Die menschliche Führung bleibt unersetzlich, um sicherzustellen, dass OKRs die übergeordneten Unternehmensziele unterstützen.

    2. Kollaboration und Kommunikation

      Menschliche Teams fördern die Zusammenarbeit und Kommunikation. Teamarbeit, Kreativität und soziale Interaktionen bleiben Kernkomponenten für den Erfolg von OKRs.

    3. Festlegung der Fokusthemen für den nächsten Zyklus

      Selbst in einer zunehmend technologisierten Welt bleibt die Festlegung der Fokusthemen für das nächste Quartal eine Aufgabe der Menschen. Denn so gut die KI auch zuarbeitet – Intuition und die strategische Ausrichtung kann sie nicht liefern. 

Warum bleibt der OKR-Coach essenziell?

Wie die Führungskräfte und das Team bleibt auch der OKR-Coach von entscheidender Bedeutung. Während KI-Tools technische Unterstützung bieten, bringt der Coach menschliche Erfahrung auf zahlreichen Ebenen sowie strategische Führung ein: zwei Fähigkeiten, die eine KI nicht vorweisen kann.

Anders als die KI kann der Coach deshalb Teams dabei unterstützen, die OKR-Methodik effektiv zu nutzen, Hindernisse zu überwinden und eine erfolgreiche Umsetzung sowie das Erreichen der Ziele sicherzustellen.

Fazit: Die Balance zwischen KI und Menschlichkeit im OKR-Prozess

KI in den OKR-Prozess einzubinden, ist unbedingt sinnvoll. Es wird jedoch schnell deutlich, wie wesentlich dabei ein ausgewogenes Zusammenspiel von Technologie und menschlichem Engagement ist. Als alleiniger OKR-Generator sollten die KI-Tools nicht fungieren.

KI kann die Effizienz steigern, menschliche Führung und Kreativität jedoch nicht ersetzen. Eine integrative Herangehensweise, welche die Stärken beider Seiten nutzt, verspricht den größten Erfolg im OKR-Prozess.

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15. August 2023 In OKR By Christina Stenglein

OKR und Tagesgeschäft im Einklang

Symbiose des Erfolgs: OKR und Tagesgeschäft im Einklang. Wie geht das? In jeder OKR-Beratung taucht früher oder später die Frage auf: “Bilden wir das Tagesgeschäft in unseren OKR ab, und wenn ja, wie?” 

Die Antwort ist eigentlich ganz einfach, aber erstmal brauchen wir ein gleiches Verständnis, was eigentlich das “Tagesgeschäft” ist und wofür wir OKR in der Organisation nutzen wollen. 

Starten wir mit einigen Definitionen

OKR (Objectives & Key Results)

OKR ist ein Framework zur Fokussierung gemeinsamer Arbeit und der Umsetzung von ambitionierten Fokusthemen. OKR bilden die Fokusthemen (die wichtigsten Objectives) und deren Schlüsselergebnisse (Key Results) einer Organisation oder einer Organisationseinheit für 3 Monate ab.

Fokusthema

Ein Fokusthema beschreibt ein großes Problem welches in drei Monaten gelöst werden muss bzw. ein Ziel welches in diesem Zyklus erreicht werden soll, um sich einem strategischen Ziel zu nähern oder ein Hindernis im Tagesgeschäft zu beseitigen. Diese Fokusthemen können innovative Projekte, große Changes oder positive Veränderungen im Tagesgeschäft sein.

Tagegeschäft

Das Tagesgeschäft ist die regelmäßige Arbeit, die mit bekannten Methoden oder Prozessen und einem vergleichsweise geringen Grad an Unsicherheit zur Erledigung von Aufgaben durchgeführt wird. Häufig  werden hier die vielen kleinen Aufgaben zusammengefasst, die durch das operative Geschäft in einem Unternehmen anfallen und repetitiv abgearbeitet werden. Benutzen Sie den Begriff  Tagesgeschäft vielleicht auch, um die jeweiligen Kernaufgaben einer Organisationseinheit zu beschreiben?

Was würden Sie also sagen? Bilden wir das Tagesgeschäft in OKR ab?

Meine Antwort dazu: Wir empfehlen alles mit OKR zu steuern, was einen besonderen Fokus braucht – deshalb der Begriff Fokusthemen. Wenn also etwas aus dem Tagesgeschäft zum Fokusthema wird, dann wird es in den OKR abgebildet. Das restliche Tagesgeschäft gehört auf eine Todo-Liste oder steht im Kalender.

So priorisieren Sie richtig

Erst wenn wirklich alle Fokusthemen auf einmal sichtbar sind, können Sie die richtigen Prioritäten setzen und ihre Unternehmung erhöht so massiv die Wahrscheinlichkeit, dass die OKR auch erfüllt werden. Die Sichtbarkeit der bereits durch die Fokusthemen aus dem Daily Business belegten Ressourcen führt dazu, dass die Realisierbarkeit von Projekten besser eingeschätzt werden kann und Konflikte frühzeitig erkannt werden. Andernfalls sind alle Türen für Ausreden offen, dass die OKRs aufgrund des Tagesgeschäfts nicht erreicht werden konnten.

Ganzheitlich betrachtet bedeutet die Einbeziehung des Tagesgeschäfts in die Objectives und Key Results eine stärker reflektierte Auseinandersetzung mit den Prioritäten der Gesamtorganisation und der einzelnen Abteilungen.

Aber Achtung: OKR sind keine Liste aller Aktivitäten

OKRs konzentrieren sich auf die fünf wichtigsten Ziele (Objectives) und deren Schlüsselergebnisse (Key Results) einer Organisationseinheit. OKR sind keine Todo-Liste, auch wenn wir das Tagesgeschäft genauer unter die Lupe nehmen. 

Die Aufgaben ergeben sich aus den OKR-Check-ins, bei denen sich die Teams die Frage stellen: “Was müssen wir mit Priorität in der nächsten Woche tun, um unsere OKR zu erreichen?”

Also, voller Fokus auf die Themen, die Sie unbedingt im Blick behalten wollen. Haben Sie noch Fragen?

 

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24. Februar 2023 In OKR By Christina Stenglein

Der OKR-Coach – how to master OKR

Die führende Rolle im agilen Framework OKR ist der OKR-Coach oder Master. Der OKR-Coach unterstützt die Organisation bei der Einführung und Anwendung der OKR-Methode und coacht die Organisationseinheiten im OKR-Zyklus.

Was verstehen wir unter der Rolle des OKR-Coaches? 

Wir werden immer wieder gefragt, was sind die Aufgaben eines OKR-Coaches und was coacht oder mastered er oder sie? Wer ist geeignet für diese Rolle und welche Kompetenzen braucht der OKR-Coach? Diese Fragen wollen wir hier kurz beantworten.

Easy to understand – difficult to master

Dieser Satz gilt auf jeden Fall für das agile Framework OKR, aus diesem Grund bilden wir OKR-Coaches in Organisationen aus, damit sie später mit diesen Herausforderungen ganz leicht umgehen können. Auch wenn sich das Agile Framework OKR inhaltlich auf wenige Seiten zusammenfassen lässt, braucht es einige Zeit um das Wissen in Erfahrungswerte zu transformieren. Um die Rolle des OKR-Coaches im laufenden Prozess auszufüllen, braucht es etwas Fingerspitzengefühl und  einen OKR-Coach, der diese Rolle mit Leidenschaft ausfüllt.

Was bedeutet die Rolle des OKR-Coaches? 

Die Rolle des OKR-Coaches ist häufig eine zusätzliche Rolle von Menschen in Organisationen, die gern aktiv die Unternehmung mit OKR gestalten wollen. In größeren Unternehmen kann diese Rolle auch eine volle Stelle sein, wenn zum Beispiel viele Teams und Ebenen begleitet werden sollen. In den meisten Fällen ist die Rolle des OKR-Coaches eine zusätzliche Rolle und bringt damit zusätzliche Perspektiven mit.

Coach

  • Stellt die richtigen Fragen
  • Ist inhaltlich nicht verantwortlich
  • Hört aktiv zu
  • Gibt Feedback über alle Ebenen
  • Begleitet
  • Coacht im Konflikt

 

Motivator

  • Verweist immer wieder auf den Purpose
  • Fokussiert die Erfolge 
  • Zieht Learnings aus Niederlagen
  • Gibt positives Feedback
  • Hilft bei Fragen
  • Räumt Hindernisse aus dem Weg
  • Lobt immer wieder

 

Strukturgeber

  • Organisiert den Prozess
  • Räumt Hindernisse aus dem Weg
  • Erstellt das Timing
  • Organisiert MURAL und Co
  • Macht Termine
  • Moderiert die Meetings

 

Challenger

  • Stellt kritische Fragen
  • Spricht Fehler, Versäumnisse wertschätzend an
  • Gibt über alle Hierarchien Feedback
  • Ist Sparringspartner
  • Weist immer wieder auf das Agile Mindset hin

 

Habt Sie noch Frage zu dieser Rolle oder Lust selbst OKR-Coach zu werden, dann finden Sie hier weiter Informationen.

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19. August 2022 In OKR By Markus Stenglein

Mehr Klarheit bei Key-Results mit RACI

Je crossfunktionaler ein Team mit OKR arbeitet oder bei einem Key-Result mitwirkt, desto schwieriger ist es, den Überblick über Verantwortlichkeiten und Beteiligungen zu behalten. Wenn es um die Erreichung eines Key-Results geht, braucht es geklärte Verantwortlichkeiten – auch in selbstorganisierten Teams. Mit der RACI-Logik haben wir gute Erfahrungen gemacht, die das Thema Commitment bei den Key-Result auf ein völlig neues Niveau heben.

Was ist die RACI überhaupt?

Die RACI-Logik ist ein Hilfsmittel zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten und Beteiligungen. RACI ist ein Akronym und steht für:

  • Responsible
  • Accountable
  • Consulted
  • Informed.

So interpretieren wir die RACI-Logik:

R = Responsible

Wer ist für die eigentliche Umsetzung verantwortlich? Das kann eine Einzelperson, ein Team oder ein Bereich sein – je nachdem, auf welchem Level sich das OKR-Set befindet.

A = Accountable

Wer ist rechenschaftspflichtig? Es gibt häufig eine Person, welche die Kosten- und/oder Gesamtverantwortung trägt (etwa auf der Kostenstelle), ist das nicht der Fall, trägt das ganze Team die Verantwortung für das Key-Result.

C = Consulted

Wen müssen wir hierzu befragen? Die Person, die eventuell nicht an der direkten Umsetzung beteiligt ist und gleichzeitig für das Gelingen des Key-Results wichtige Informationen besitzt und schon aus diesem Grund konsultiert werden muss.

I = Informed

Wen müssen wir informieren? Keine Pflicht – aber ein Recht auf Information. Auch hier gibt es keine direkte Beteiligung, sondern im Sinne der Transparenz im Laufe des Key-Results Informationen zu erhalten.

Welche Vorteile bietet RACI für die OKR-Arbeit?

Mit RACI sind die Zuständigkeiten und Beteiligungen bei den Key-Results eindeutig geklärt.

Eindeutigkeit: Auf einen Blick ist klar, wer welche Zuständigkeit vertritt. Beim OKR-Drafting ordentlich eingetragen, werden immer wiederkehrende (ermüdende) Diskussionen “Wer macht das?” “Wissen die im Team x schon Bescheid?” oder “Wer ist davon abhängig” vermieden.

Klarheit: Im OKR-Template ist auf einen Blick klar, wer sich um die einzelnen Key-Results kümmert und ob alle im Team ausgewogen beteiligt sind.

Speed: Zum Start des OKR-Zyklus wird beim Planning gemeinsam geklärt, wer welche Rolle hat. Das erspart immer wiederkehrende Diskussionen und damit Zeit.

Warum ist RACI für den OKR-Einsatz geeignet?

Für die Umsetzung eines Key-Results definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die OKR-Teams in Beziehung stehen können. Wer kümmert sich, wer muss informiert werden, wer kann unterstützen und wer ist verantwortlich. Die Integration der RACI-Methode schafft hier ein sehr hohes Maß an Flexibilität diese Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben und so Stärken zu stärken oder auch mal mutig vielleicht neue Teammitglieder in zu motivieren mehr Verantwortung zu übernehmen.

Worauf ist zu achten?

Bei der auch als “Responsibility Assignment Matrix” bekannten Technik sind vor allem die beiden ersten Buchstaben “RA” wichtig. Hierbei achten wir beim Übertrag der OKRs in die das entsprechende OKR-Template (Software, Spreadsheets, Asana,…) darauf, dass sowohl bei “Responsible” und “Accountable” eine Person eingetragen ist. Das Ziel hiervon ist es ja, Klarheit und Eindeutigkeit zu erzeugen. Und ja, es kann natürlich sein, dass  eine Person sowohl “responsible” als auch “accountable” ist. Und, nein, die beiden Felder dürfen nicht leer bleiben – im Gegensatz zu consulted und informed.

Wie lauten unsere Erfahrungen?

Bei uns ist die RACI-Methode seit knapp einem Jahr integraler Bestandteil im OKR-Prozess und wir empfehlen Kunden die Arbeit mit RACI, die den Übergang in die Selbstorganisation mit diesem Arbeitsprinzip fördern wollen. Das gewollte Thema “Reibung” (oder auch “Friction” im OKR-Prozess genannt) bekommt Struktur, die Zuständigkeiten sind klar wie nie zuvor und auch das Thema Verantwortung – bei der Umsetzung und in Punkto Rechenschaftspflicht – ist eindeutig geklärt. Wir beobachten, dass RACI die Abläufe viel effizienter gestaltet und nervige Missverständnisse immer öfter vermieden werden können. Auch das Gießkannen-Prinzip in der Kommunikation lässt sich durch RACI in den Griff bekommen – informiert oder konsultiert werden nur Personen oder Teams (außerhalb des OKR-Teams), für die das notwendig und sinnvoll  ist. 

Geht es auch ohne RACI?

Auf jeden Fall. Jede Kultur, jedes Team ist anders. Sind die Rollen und AKVs (Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen) bereits sonnenklar, dann gibt es auch keine Missverständnisse bei der Erreichung der Key-Results. RACI kann ein Arbeitsprinzip sein, muss es aber nicht.

Ihr habt Fragen, wie RACI sich bei euch in den OKR-Prozess integrieren lässt? Dann meldet euch gerne. Holt euch hierfür am besten gleich einen Termin für ein unverbindliches Info-Gespräch.

 

 

 

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14. März 2021 In OKR By Markus Stenglein

Das “1 : 99” – OKR-Zeitinvest-Prinzip

Wir werden von unseren OKR-Kunden immer wieder gefragt, wieviel Zeit die Teams und Führungskräfte in OKRs investieren müssen. Dahinter steckt stets die Frage nach dem ROTI der OKRs, als dem Return on Time Invested: Lohnt sich der Aufwand? Rechtfertigen die Ergebnisse die investierte Zeit aller Beteiligten?

Um es gleich vorwegzunehmen: Aus unserer Sicht auf jeden Fall. Um das zu veranschaulichen haben wir gemeinsam mit einem Kunden die “1 : 99-Regel” entwickelt und das von uns entwickelte OKR-Implementierungskonzept darauf getrimmt. Und dieser Ansatz funktioniert in der Praxis so exzellent, dass wir ihn euch nicht vorenthalten wollen.

Ein Prozent der Arbeitszeit ins OKR-Planning investieren, damit in den verbleibenden 99 Prozent das Richtige gemacht wird.

The best return on time invested – OKRs

Die Idee: Ein Prozent der verfügbaren Arbeitszeit pro Quartal fließt in das Vorbereiten (OKR-Prework) und das Drafting (Schreiben eines OKR-Sets) — damit dann klar ist, worauf die Mitarbeitenden in der Organisation die verbleibenden 99 Prozent der Zeit den Fokus ihrer Arbeit legen sollten. 

In Zahlen ausgedrückt: Pro Quartal hat jeder Mitarbeitende im Schnitt zirka 500 Stunden Arbeitskraft (Q1_21: 496 Stunden / Q2_21: 488 Stunden / Q3_21: 528 Stunden und Q4_21: 528 Stunden). Wir sind der Überzeugung, dass ein Prozent — also 5 Stunden im Quartal — als Invest eine exzellente Orientierung darstellt. Mit der richtigen Organisation und Beratung kann diese Zeit effektiv, wirkungsvoll und so zielorientiert wie möglich genutzt werden (so verstehen wir auf jeden Fall die OKR-Grundidee).

1 // Invest in das OKR-Prework // 60 Minuten

Wir wünschen uns, dass unsere Kunden ausreichend Zeit und Ruhe haben, über anstehende Prioritäten für den kommenden OKR-Zyklus nachzudenken. Daher bitten wir alle am OKR-Prozess Teilnehmenden, ein von uns erstelltes Prework auszufüllen – um etwa Fragen im OKR-Drafting-Workshop wie “Da muss ich mal in Ruhe darüber nachdenken” zu vermeiden. Invest: 60 Minuten

2 // Invest in das OKR-Drafting // 90 Minuten

Kennen wir alle: mit zunehmender Routine fällt uns Arbeit leichter — ohne, dass die Qualität leidet. Das gilt auch fürs Schreiben (Drafting) des OKR-Sets. Wer die Anforderungen an ein gutes Objective und die entsprechenden Key-Results kennt, wird mit der Zeit schneller. Fürs erste Mal sollte mit 90 Minuten pro Set gerechnet werden.

3 // Invest in das OKR-Refinement // 90 Minuten

Refinement bedeutet Verfeinerung, Raffinesse und Verbesserung – und genau darum geht’s hier. Manchmal fehlt im OKR-Planning diese eine überzeugende Formulierung, damit die Objectives und Key-Results ihren letzten Schliff bekommen. Darum geht’s im Refinement. In dieser Session macht es hochgradig Sinn, dass  wir als erfahrene OKR-Coaches und/oder der interne OKR-Master am Start sind um durch gezieltes (Hinter-)Fragen noch bessere Ergebnisse zu erzielen.Auch fürs OKR-Refinement sollten man 90 Minuten pro OKR-Set berücksichtigen.

4 // Invest in das OKR-Alignment // 30 Minuten

Wissen alle, woran wir arbeiten? Sind alle OKR-Sets vertikal (also zum nächsthöheren Level) und auf der gleichen, horizontalen Ebene gut verknüpft und verankert? Diese wichtige Abstimmung untereinander, das sogenannte OKR-Alignment, dauert pro Set zirka 30 Minuten. Wichtig ist, dass auch diese Alignment-Session moderiert wird.

5 // Invest in die Präsentation des Company OKR-Sets

Was nehmen wir uns als Organisation für das anstehende Quartal vor? Wie sehen unsere Zielzustände (Objectives) und deren entsprechenden Erfolgstreiber (Key-Results) aus? Das interessiert nicht nur das C-Level, sondern auch alle anderen Mitarbeitenden der Organisation (schließlich ist ein Turbo-Outcome von OKR das Thema Transparenz). Das Präsentieren des Company-OKR-Sets — also der Mutter aller OKR-Sets — in einer Organisation kann im All-Hands-Meeting (oder einer Townhall) stattfinden. Invest in diese Veranstaltung: zirka 30 Minuten.

Hier nochmals auf eine Blick der Invest zum OKR-Start:

  • OKR-Prework: 1 Stunde 
  • OKR-Drafting: 1,5 Stunden
  • OKR-Refinement: 1,5 Stunden
  • OKR-Alignment: 0,5 Stunden
  • OKR-Präsentation: 0,5 Stunden

OKR-Invest zum Start: 5 Stunden

 

Mit weiteren 5 Stunden bringen Sie OKRs in Aktion 

Nicht berücksichtigt in der 1%-Regel — und das ganz bewusst — sind die ritualisierten Meetings während des OKR-Zyklus. Also die wöchentlichen OKR-Check-Ins, die monatlichen Status-Meetings, die OKR-Retrospektive und das OKR-Review. Warum die nicht auftauchen? Nun, diese sogenannten OKR-Events lassen sich ganz einfach in die bestehende Meeting-Struktur integrieren.

Und hier auf einen Blick der Invest während des OKR-Zyklus:

  • OKR Check-In (pro Meeting 15 Minuten, zirka 8 Events): 2 Stunden
  • OKR Status (pro Meeting 30 Minuten, zwei Events): 1 Stunde
  • OKR Retrospektive (einmalig): 1 Stunden 
  • OKR Review (einmalig): 1 Stunde

OKR-Invest im Quartal: 5 Stunden

 

Wie beurteilen Sie denn jetzt den ROTI der OKRs?

Zurück zu unserer Eingangsfrage: lohnt sich der Aufwand, den sauber aufgesetzte und abgestimmte OKRs erfordern? Fünf Stunden stecken in einer präzisen Planung eines abgestimmten OKR-Sets und weitere fünf Stunden braucht das OKR-Framework pro Quartal um seine volle Kraft zu entfalten. Wir sagen: Good-bye, unstrukturierte Endlos-Meetings und Freestyle-Planung hinzu einer abgestimmten und vor allem wirkungsvollen Arbeit

Let’s go! Oder haben Sie noch Fragen? Dann melden Sie sich gerne bei uns.

Kostenloses OKR-Webinar: Wollen Sie wissen, was Ihr Team wirklich motiviert?

Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein individuelles Konzept für Ihre Transition hin zu einem agil geführten Unternehmen. Für Entscheider, die mit einem motivierenden Zielvereinbarungssystem sicher in das New Normal führen wollen. In diesem Impulsvortrag liefern wir Ihnen Antworten aus der Praxis und zeigen Ihnen, wie Sie OKRs einsetzen können, um Ihr Unternehmen noch erfolgreicher zu machen.

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30. Dezember 2020 In OKR By Christina Stenglein

Gute Ziele statt guter Vorsätze

Testen Sie in 2021 Objectives & Keyresults für Ihre Ziele

Der Jahreswechsel ist die Zeit für gute Vorsätze. Genau jetzt wünschen sich Menschen mehr denn je eine positive Veränderung, Sicherheit, Orientierung und einen Rahmen, der das neue Jahr gestaltet. Und um genau diesen Rahmen geht es jetzt.

Oft bestehen diese guten Vorsätze aus Evergreens, wie zum Beispiel “mehr Bewegung, mehr Zeit für sich selbst einplanen oder gesünder essen”.  Die Liste aus dem letzten Jahr, kann dann einfach auf das Folgejahr übertragen werden, denn diesen guten Vorsätze sind einfach so generisch und vermutlich sogar auch völlig unangetastet geblieben.

Einmal grob ein paar gute Absichten formuliert soll sich so das eigene Leben positiv verändern. Mal ehrlich, bei wem hat das schon mal geklappt? Und dazu kommt die Erfahrung aus 2020, dass langfristige Ziele ganz schnell auf die Probe gestellt werden können.

Zwei einfache Tipps, damit es mit Ihren Zielen in 2021 besser klappt 

1.Verschriftlichen Sie Ihre Ziele 

Ein erster Erfolgsfaktor ist das Aufschreiben der Ziele, hierbei wird aus einer eher schwammigen Absicht so etwas wie ein Vertrag mit sich selbst. Seien Sie dabei so spezifisch wie möglich, machen Sie es konkret.

2. Verfolgen Sie Ihre Ziele in kurzen Zyklen

Ziele für ein ganzen Jahr sind erfahrungsgemäß eine Illusion. Versuchen Sie sich nur die nächsten drei Monate vorzustellen und fokussieren Sie auf die positiven Veränderungen die Sie genau im ersten Quartal erzielen wollen.

Noch besser: Nutzen Sie ganz einfach OKRs 

Die Managementmethode OKRs (Objectives & Keyresults) ist aktuell in aller Munde und steuert ganz Imperien mit Zielen. Erfolgreiche Unternehmen wie Zalando, Otto oder Oetker-Digital nutzen dieses agile Framework, um ihre Organisation erfolgreich mit motivierenden Zielen durch unsichere Zeiten zu steuern. Was für Firmen und Teams erstklassig funktioniert, kann auch eine große Hilfe für Sie persönlich sein. Wir haben es ausprobiert.

Nutzen Sie OKRs, um Ihrem Leben einen motivierenden Rahmen zu geben und finden Sie Ihre persönlichen Objectives und die Erfolgstreiber

OKRs unterstützen Sie, Ihre beruflichen, sportlichen, gesundheitlichen oder Beziehungs-Themen mit voller Power und Motivation in 2021 anzugehen. Werden Sie mit OKRs noch selbstwirksamer — handeln sie von der Zukunft aus. Und so geht es: Das agile Rahmenwerk haben wir bereits in einigen Artikeln detailliert vorgestellt. Hier noch einmal OKRs in a nutshell: Objectives und Keyresults sind eine Zielmanagementmethode, die in kurzen Zyklen motivierende Ziele und die dazugehören Erfolgstreiber identifiziert.

Finden Sie Ihre OKRs für das erste Quartal 2021

Hierzu ist es hilfreich vorher einen groben Plan mit Priothemen für das ganze Jahr zu erstellen, eine persönliche  Roadmap. Dann geht es auch schon los. Ihre persönliches OKR-Set beinhaltet im Idealfall bis zu 5 Objectives mit jeweils bis zu 4 Keyresults. Diese persönlichen OKRs sind Ihre Prioritäten für das erste Quartal, also ganz konkret, was ist der Rahmen für Ihr Leben. Welche Dinge müssen Sie angehen und welche wollen Sie angehen, um eine positive Veränderung in Ihrem Leben zu bewirken. 

Hier ein Beispiel für ein persönliches OKR

Objective: Ich bin so gut in Form, dass ich bei Baywatch mitspielen kann!

KR1: Pro Woche steigere ich mein Schritte durchschnittlich um 10.000 

KR2: An 5 von 7 Tagen in der Woche mache 100 Sit-ups

KR3: Aus eine Liste mit Top-10-Superfoods esse ich täglich 2 Portion

KR4: Meine Schwimm-Skills sind top, da ich mindestens einmal pro Woche in der Isar bade

Einmal aufgeschrieben und dann läufts?

Nö, nö, nö. Schaffen Sie sich OKR-Routinen: checken Sie zum Beispiel jeden Sonntag Ihren Confidence Level, also Ihre Zuversicht Ihre Keyresults am Ende der drei Monate zu erreichen. Identifizieren Sie Hindernisse, ziehen Sie Ihre Learnings daraus und geben Sie Vollgas bei den Maßnahmen, die eine Konsequenz aus Ihren Beobachtungen sind.

Seien Sie bei der Formulierung Ihrer persönlichen OKRs genau so exakt wie im Business, finden Sie die richtige Metrik für Ihre Keyresults (also achten Sie auf die Messbarkeit – jedes Keyresults braucht eine Zahl)  und formulieren Sie die Objectives so motivierend wie möglich.

Achtung: Die OKRs sind keine Bucket List, sondern Ihre Ziele und damit Ihr Instrument zur Selbststeuerung für die nächsten drei Monate. Gerne anspruchsvoll, aber aus eigener Kraft (selbstwirksam) erreichbar.

Wir helfen Ihnen gerne beim Start mit Ihren individuellen OKRs, egal ob es sich um neue sportliche Gewohnheiten oder ein anderes persönliches Wachstumsfeld handelt.

 

Erreichen Sie Ihre guten Vorsätze durch OKRs. Viel Spaß dabei.

 

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